El primer contacto con un prospecto es una etapa crucial en cualquier proceso de ventas o relación comercial. Esta primera impresión puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la consecución de un nuevo cliente o socio comercial.
Es por ello que un primer contacto bien planeado y ejecutado con destreza puede abrir puertas, establecer confianza y sentar las bases para una relación sólida y duradera.
En este artículo te explicamos cómo tener el primer contacto con un prospecto de manera eficiente, desde la preparación que debes tener, cómo abordarlo, hasta cómo cerrar para dar paso al siguiente.
Índice
- ¿Cuál es el objetivo de un primer contacto con un prospecto?
- ¿Qué debes hacer previamente?
- Medios para abordar a tu prospecto
- ¿Cómo presentarte y qué decir a tu prospecto?
- ¿Qué es el Rapport y cómo aprovecharlo?
1. ¿Cuál es el objetivo de un primer contacto con un prospecto?
Sabemos que quieres vender, pero evidentemente si te lanzas a la primera puede que termines espantando, es como si acabaras de conocer a una persona y le pidieras que se case contigo, ¿Suena loco verdad?
Así que el objetivo principal de un primer contacto con un prospecto es establecer una base sólida para iniciar una relación comercial o de ventas exitosa. Este primer encuentro sirve como la oportunidad inicial para interactuar con el prospecto y lograr varios objetivos clave:
Crear una impresión positiva
Como mencionamos, el primer contacto es la primera impresión que el prospecto tiene de ti y tu empresa, por lo tanto uno de los principales objetivos es causar una impresión favorable y profesional, además de generar confianza y credibilidad.
Conocer sus necesidad o interés
Durante este contacto inicial, se busca comprender las necesidades, deseos o problemas del prospecto, con el fin de saber cómo tu empresa puede ayudarlo.
Para esto asegúrate de hacer preguntas concretas y aplicar la escucha activa que ayudan a identificar qué es lo que realmente importa para el prospecto.
Generar interés y compromiso
El objetivo es despertar el interés del prospecto en lo que ofreces y lograr que estén dispuestos a continuar la conversación. Esto puede incluir acordar una reunión de seguimiento, enviar información adicional o proporcionar una demostración, según corresponda.
Recopilar información relevante
Durante el primer contacto, es importante recopilar información sobre el prospecto, como su rol, necesidades específicas, presupuesto y cronograma. Esta información será valiosa para personalizar futuras interacciones.
Evaluar la idoneidad
Tanto para el vendedor como para el prospecto, el primer contacto es una oportunidad para evaluar si existe una buena coincidencia entre lo que ofreces y lo que el prospecto necesita. No todas las oportunidades de venta son adecuadas, y es importante identificarlo temprano para no perder tiempo en clientes potenciales poco calificados.
Sentar bases de la relación
El primer contacto también es el inicio de la construcción de una relación comercial, por lo tanto también es la oportunidad perfecta para sentar las bases de los próximos contactos que tendrás con dicho prospecto.
2. ¿Qué debes hacer previamente?
Antes de tener un primer contacto partimos de un supuesto de que el prospecto está interesado en ti, a lo mejor está en tu base de datos de inbound en la fase de decisión o te envió directamente una solicitud de información, recuerda que debemos evitar mandar spam.
Investigación exhaustiva del prospect
Dedica un poco de tiempo a investigar a fondo específicamente al prospecto con el que vas a tratar. Esto incluye conocer su empresa, su industria, su historial, su posición en el mercado y cualquier información relevante sobre sus necesidades o desafíos que pueda tener.
Cuanta más información tengas, mejor podrás personalizar tu enfoque y mayor será su disponibilidad para escucharte la siguiente vez.
Definir tus objetivos claros
Establece objetivos específicos para el primer contacto. ¿Qué esperas lograr en esta interacción? Ya sea obtener una primera reunión de seguimiento o recopilar algo de información sobre su necesidad, tener objetivos claros te ayudará a mantener el enfoque durante la conversación y no tener desviaciones ante otros asuntos.
Preparar una presentación efectiva
Posiblemente no sea necesario hacer una presentación en el primer contacto, pero si el prospecto te lo solicita ten lista toda la información sobre lo que consideras le puede beneficiar al prospecto. Asegúrate de destacar los puntos clave y los beneficios que son relevantes para el prospecto.
Ahora, muchos prefieren no tener discursos o guiones de venta, si eres uno de ellos también puedes preparar diversos puntos clave que debes tocar, más adelante te daremos algunas tácticas para lograrlo.
Identificar preguntas clave
Prepara una lista de preguntas que te ayuden a obtener información valiosa sobre las necesidades y deseos del prospecto. No olvides tener preguntas abiertas, estas son especialmente útiles para fomentar la conversación y profundizar en los temas importantes.
Revisar la información de contacto
Antes de realizar cualquier primer contacto con un prospecto es esencial que te asegures de que se sentirá cómodo con dicha llamada, para ello asegúrate de saber la hora, el día, etc.
Igualmente decide cómo comunicarte con el prospecto, ya sea por teléfono, correo electrónico, videoconferencia o en persona. Asegúrate de estar familiarizado con la plataforma y de tener acceso a cualquier herramienta tecnológica que tú y él necesiten.
Preparar materiales de apoyo
Si es relevante, prepara cualquier material adicional que puedas necesitar durante la conversación, como folletos, presentaciones visuales o documentos informativos.
Crear una estrategia de seguimiento
Piensa en cómo seguirás interactuando con el prospecto después del primer contacto. Esto puede incluir el envío de información adicional, la programación de reuniones de seguimiento o el establecimiento de un plan de seguimiento a largo plazo.
Mantener una actitud positiva y segura
La confianza en ti mismo es clave. Antes del primer contacto, trabaja en mantener una actitud positiva y segura. La confianza en lo que ofreces y en tu capacidad para ayudar al prospecto se reflejará en tus interacciones.
3. Medios para abordar a tu prospecto
La elección del medio para tener el primer contacto con un prospecto es muy importante, y existen varias opciones. Ahora, no existe una adecuada, sino que depende de la preferencia del prospecto, aquí tienes las más comunes y algunas estrategias que puedes aplicar para obtener un buen resultado.
Llamada telefónica
Este es uno de los principales medios que puedes utilizar, pero debes asegurarte de:
- Estar en un lugar adecuado y sin ruidos para evitar cualquier tipo de interrupciones.
- Habla de manera clara y concisa. Evita el lenguaje técnico y utiliza un lenguaje que sea fácil de entender para el prospecto.
- Mantén un tono de voz amigable, profesional y seguro durante la llamada.
- Respeta el tiempo del prospecto. Si la llamada se extiende, asegúrate de obtener su permiso para continuar.
- Envía un agradecimiento sincero al prospecto por su tiempo y consideración después de la llamada.
Mensajería instantánea:
La mensajería también es un medio que puede ser efectivo para un primer contacto con un prospecto.
- Utiliza aplicaciones de mensajería como WhatsApp o Slack de manera adecuada y profesional, respetando las preferencias del prospecto.
- Deja claro el motivo de tu mensaje de inmediato. Explica brevemente quién eres y por qué te estás poniendo en contacto. Evita mensajes genéricos o ambiguos.
- Envía mensajes en horarios apropiados y respeta las zonas horarias.
- Respeta la privacidad del prospecto y no satures su bandeja de entrada con mensajes no solicitados.
- Al final de la conversación inicial, propón un próximo paso.
Correo electrónico
El correo electrónico es otra buena opción para tener un primer contacto, para lograr tus objetivos te recomendamos:
- Crea un asunto de correo electrónico que capte la atención del prospecto y refleje el contenido del mensaje.
- Utiliza el nombre del prospecto y menciona detalles específicos sobre su empresa o situación para mostrar que has investigado.
- Mantén el correo electrónico breve y enfocado en los beneficios que puedes ofrecer al prospecto, o bien el porqué de tu correo.
- Incluye una CTA clara que indique al prospecto el siguiente paso que debe dar, como programar una llamada o descargar algún material.
4. ¿Cómo presentarte y qué decir a tu prospecto?
La forma en que te presentas en el primer contacto con un prospecto es esencial para causar una buena impresión y establecer una base sólida para la relación comercial. Aquí tienes una guía sobre cómo presentarte de manera efectiva:
Saludo amigable y profesional
Comienza con un saludo amigable y profesional, usa el nombre del prospecto si es posible para hacerlo más personal.
Nombre y empresa
Presenta tu nombre y el nombre de tu empresa de manera clara. Por ejemplo, «Soy [Tu Nombre] de [Nombre de tu Empresa].»
Propósito claro
Explica de manera breve y concisa el motivo de tu contacto. Deja claro por qué estás hablando con el prospecto y cuál es el valor que puedes ofrecer.
Elevador de discurso (elevator pitch)
Prepara un discurso breve y efectivo que resuma quién eres, qué haces y cómo puedes ayudar al prospecto en unos pocos segundos. Esto puede ser especialmente útil en llamadas o reuniones rápidas.
Enfoque en el prospecto
Haz que el contacto se centre en el prospecto y sus necesidades. En lugar de hablar sobre ti o tu empresa, destaca cómo tu producto o servicio puede beneficiar al prospecto y resolver sus problemas.
Personalización
Menciona la información previa que tienes del prospecto, su industria y sus desafíos, esto para mostrar que te has tomado el tiempo para investigar y adaptarte a su situación.
Logros y credibilidad
Si tienes logros o experiencias relevantes que respalden tu capacidad para ayudar al prospecto, menciónalos de manera breve para generar credibilidad.
Confianza y profesionalismo
Mantén una actitud profesional y segura durante toda la presentación. Evita el lenguaje desenfadado o inapropiado y utiliza un tono de voz y lenguaje corporal confiables.
Brevedad y claridad
Evita divagar o hablar demasiado. Sé claro y conciso en tu presentación para que el prospecto pueda entender fácilmente quién eres y qué ofreces.
Cierre y próximo paso
Al final de tu comunicación, propón un próximo paso, como programar una reunión de seguimiento o enviar información adicional. Esto demuestra que estás comprometido en continuar la conversación.
Agradecimiento
Al concluir la presentación, agradece al prospecto por su tiempo y consideración. La cortesía y el agradecimiento son importantes en cualquier interacción.
Durante la reunión puedes tener material de apoyo en la cual te guies durante tu presentación, para esto tienes dos opciones, tener un guión o puntos para guiarte, a continuación te damos algunos ejemplos:
Ejemplo de guión
Buenos días/tardes, [Nombre del Prospecto]. Mi nombre es [Tu Nombre] de [Tu Empresa]. ¿Cómo estás hoy?
Me puse en contacto contigo porque estaba revisando [mencionar un aspecto relevante de su empresa o industria, como su crecimiento reciente o desafíos comunes]. Me quedé impresionado por [mencionar algo positivo sobre la empresa del prospecto].
Creo que podemos ayudarte a [mencionar un objetivo o resultado deseado]. Nuestra experiencia en [tu área de especialización] nos permite ofrecer soluciones personalizadas que pueden [beneficio específico para el prospecto].
Me gustaría saber más sobre tus objetivos y desafíos actuales. ¿Podemos agendar una llamada breve para discutir esto con más detalle? Estoy seguro de que podemos encontrar formas efectivas de trabajar juntos.
Te agradezco mucho por tomarte el tiempo para hablar conmigo hoy. Espero con interés la oportunidad de trabajar contigo y [nombre de la empresa del prospecto].
Ejemplo anti guión
Igualmente puedes optar por no tener un guión, en cambio, tener puntos esenciales los cuales debes tocar en la reunión, por ejemplo:
- Presentación personal
- Muestra de interés
- Presentación de propuesta de valor
- Creación de compromiso
- Cierre e invitación al próximo paso
- Agradecimiento y despedida.
5. ¿Qué es el Rapport y cómo aprovecharlo?
El rapport se refiere a la sensación de comodidad, confianza y empatía que se establece entre dos personas. Cuando existe un buen rapport, las barreras se reducen, y la comunicación se vuelve más fluida y efectiva, es decir se crea un puente emocional entre tú y tu prospecto.
Pero ¿cómo generar rapport con tu prospecto?
Escucha activamente: Una de las formas más efectivas de generar rapport es escuchar atentamente a tu prospecto. Presta atención a lo que dicen, muestra interés genuino en sus palabras y evita interrumpir.
Lenguaje corporal positivo: Tu lenguaje corporal juega un papel crucial en la creación de rapport. Mantén contacto visual, sonríe de manera genuina y utiliza gestos que indiquen que estás involucrado en la conversación.
Empatía: Muestra empatía hacia las preocupaciones y necesidades de tu prospecto. Trata de entender su punto de vista y sus emociones. Cuando las personas sienten que los comprendes, es más probable que confíen en ti.
Refleja el lenguaje y el tono: Adapta tu lenguaje y tono de voz al de tu prospecto. Si ellos usan un tono formal, sigue su ejemplo. Si son más relajados, no dudes en adoptar un tono más casual. Esta adaptación demuestra que estás sintonizando con ellos.
Encuentra puntos en común: Busca intereses o experiencias compartidas que puedan servir como puntos de conexión. Preguntas sobre sus pasatiempos, experiencias pasadas o incluso su ubicación geográfica pueden ayudar a encontrar estos puntos en común.
Validación y apoyo: Valida las opiniones y sentimientos del prospecto, incluso si no estás de acuerdo. Expresar comprensión y mostrar respeto por su perspectiva puede fortalecer la relación.
Habla sobre objetivos compartidos: Si puedes identificar objetivos o metas compartidas entre tú y el prospecto, destácalas. Esto crea un sentido de colaboración y trabajar juntos hacia un objetivo común puede fortalecer la relación.
Comparte historias personales: En momentos apropiados, compartir historias personales relevantes o anécdotas puede ayudar a generar empatía y rapport. Sin embargo, asegúrate de que estas historias sean apropiadas y no distraigan del tema principal.
Trata a cada prospecto como un individuo: Reconoce que cada persona es única. Evita usar un enfoque genérico y trata a cada prospecto como alguien especial, mostrando interés en sus necesidades y objetivos específicos.
Conclusión
El primer contacto con un prospecto no es algo que debe subestimarse, en realidad cada palabra, pregunta o gesto puede ser de ayuda para construir una relación sólida o bien lo contrario.
Y recuerda que la claridad y la empatía son clave en este proceso. Adaptar las tácticas dadas anteriormente a la relación con el prospecto específico es esencial para lograr un cierre exitoso.
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